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Digitalizzazione e dematerializzazione documentale: l’iter per aziende e amministrazioni

Il nostro Paese, già da diversi anni, è impegnato con gli appuntamenti previsti dall’Agenda Digitale Europea. Si tratta di un vasto programma di cambiamenti e innovazioni, volti a promuovere la digitalizzazione di aziende e amministrazioni. L’obiettivo ultimo è quello di elevare l’efficienza pubblica e privata, offrendo soluzioni su misura basate su innovazione, digitalizzazione, sicurezza e software AI.

Digitalizzare aziende e amministrazioni: da dove iniziare?

È in questo quadro che si collocano le attività transizionali, ovvero quelle che guideranno l’intero Paese verso una completa digitalizzazione pubblica e privata. Tra le attività più cogenti c’è quella di digitalizzare documenti e archivi documentali attraverso il passaggio dai formati tradizionali a quelli virtuali, secondo precise norme e rigorosi standard di sicurezza e di efficienza. Di questo si occupano, nella maggior parte dei casi, aziende specializzate nel servizio di digitalizzazione documenti, che intervengono laddove sia necessario costruire sistemi efficienti di gestione elettronica dei flussi documentali.

Il loro operato consiste nel creare i presupposti per avviare la transizione digitale, ovvero acquisire gli archivi tradizionali in formato digitale e dematerializzare le procedure cartacee. Questo processo non consiste nella sola acquisizione ottica di immagine tramite device professionali, perché presuppone anche una serie di passaggi funzionali, ovvero cruciali per garantire un processo efficiente e pulito.

I “presupposti” della digitalizzazione

Tali aziende, quindi, lavorano per creare i presupposti di digitalizzazione e dematerializzazione. Esse procedono seguendo un preciso iter procedurale che inizia proprio con il concetto di “normalizzazione della pratica”, ovvero nell’allestimento fisico della documentazione e nell’individuazione dei preliminari necessari per l’acquisizione ottica.

Solo dopo questa fase sarà possibile procedere alla creazione del database di immagini elettroniche tramite l’impiego di scanner professionali. Le immagini vengono scansionate in diversi formati e risoluzioni a seconda delle esigenze specifiche e poi visionate con scrupolosa attenzione, attraverso il controllo qualità. Questo serve a verificare nitidezza e pulizia di immagini, a rimuovere pagine bianche, a ruotare i contenuti nel senso di lettura e al rescan laddove vi siano imperfezioni.

Dall’acquisizione alla creazione di archivi a norma di legge

Una volta acquisite le immagini, l’azienda provvederà a sfruttare le funzionalità di machine learning e di intelligenza artificiale per avviare la classificazione. Grazie alle attuali tecnologie in ambito documentale vengono definite le task di classificazione, che, ovviamente, saranno cucite su misura dell’organizzazione e, quindi, delle esigenze di archiviazione.

Le task di classificazione sono finalizzate alla creazione di file indice, ovvero, per l’appunto, di indicizzazioni che permettano agli operatori di estrarre le informazioni digitalizzate in modo efficiente e semplificato. A questo punto le immagini verranno rilasciate sul sistema operativo e blindate da sistemi di sicurezza che garantiscano immodificabilità, firma elettronica e marca temporale.

Questo processo permette di creare un archivio digitale, a norma di legge e vantaggioso per l’organizzazione che deciderà di adottarlo. Appare ovvio che digitalizzare e dematerializzare un archivio documentale sia un’attività complessa che, secondo la delibera CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) in materia di Codice Digitale delle Amministrazioni, può essere affidata, del tutto o in parte, ad aziende specializzate e accreditate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Grazie alla professionalità di questi servizi i documenti cartacei possono essere ritirati e archiviati in digitale con un sistema pienamente sostitutivo dell’originale, inclusi i documenti di rilevanza fiscale o giuridica.

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